Незважаючи на те, що комп'ютерні технології стали невід'ємною частиною діяльності багатьох підприємств, документообіг у багатьох компаніях зберігається в усталеної паперовій формі. Тим не менш, електронний документообіг поступово впроваджується на різних підприємствах – адже переваги автоматизованих технологій все більш і більш очевидні.
Дізнатися більше про переваги електронного документообігу в Україні ви можете на ecom.ua
Як визначити оптимальну форму діловодства для окремо взятої організації? Для цього достатньо проаналізувати, скільки документів надійшло і було створено за вибраний часовий період. І якщо компанія складається з безлічі підрозділів, між якими налагоджено тісний зв'язок з допомогою різноманітних документів, то автоматизація документообігу стає не просто одним з варіантів вирішення питання, а буквально необхідністю.
Одним з прикладів програмного забезпечення є продукт Reportex, який допомагає працювати з єлектронную звітністю.
Що ж таке – електронний документообіг? Взагалі під документообігом розуміється весь спектр дій, пов'язаних з рухом документа, включаючи його створення, затвердження, виконання, реалізацію, архівацію і, в деяких випадках, видалення.
При електронному документообігу документи створюються за допомогою комп'ютерів або мобільних пристроїв, підписуються електронним підписом і обробляються за допомогою комп'ютерного обладнання. Схема руху таких документів та їх обробки складає суть електронного документообігу. Впровадження електронного документообігу може бути здійснено як на невеликих підприємствах, так і у великих холдингах з розгалуженою структурою і численними філіями.
Переваги електронного документообігу
Електронне діловодство – це прямий шлях до підвищення прозорості бізнес-процесів. Впровадження електронної системи роботи з документами дозволяє керувати процесами їх створення, отримання, виконання, зберігання. Завдяки специфіці подібних систем керівництво підприємства та керівники підрозділів можуть швидко і зручно відстежувати всі бізнес-процеси організації.
Ще одна важлива перевага електронного документообігу перед паперовим – підвищення відсотка виконання доручень. Згідно зі статистичними даними працівники не виконують велику частину доручень начальства. Керівники підприємства, на якому впроваджено електронний документообіг, мають можливість стежити за темпом і якістю виконання всіх робочих процесів, а також бачити результат роботи співробітників.