11:03, 1 квітня 2014 р.

Развитие программ для электронного документооборота

Документооборот является неотъемлемой частью работы любой компании, вне зависимости от размеров и сферы деятельности. И если раньше между офисами и внутри них курсировали бумаги, в последнее время их все активнее вытесняют электронные документы.

Переоценить преимущества электронного документооборота сложно. Компьютеры есть в каждом офисе, а Интернет и скоростные каналы позволяют обмениваться важными бумагами в считанные секунды, в любое время иметь к ним доступ, согласовывать и распределять потоки внутри компании, предоставлять документы в соответствующие инстанции, а в ответ получить квитанции.

Речь, прежде всего, идет о первичных документах - актах, налоговых накладных, счетах, которые необходимо предоставлять контрагентам. Здесь стоит акцентировать внимание на том, что при переводе бумажных документов в электронный вид, они будут считаться оригиналами.

При этом легко придать любому электронному документу юридическую силу, такую же, как и бумажному, можно с помощью электронной цифровой подписи, что подтверждается Законами Украины.

Благодаря внедрению электронной отчетности как элемента электронного документооборота с облегчением вздохнули налоговые инспекторы, довольные, что теперь им не придется «возиться» с предпринимателями. Последним уже не нужно выстаивать огромные очереди, путаться в бумажной волоките. Достаточно получить электронную цифровую подпись в Центре сертификации ключей и таким образом приобщиться к удобному обмену документами в электронном виде. Останется только заключить договор с налоговой инспекцией, и отчетность станет делом простым и быстрым. Немаловажен и тот факт, что электронная подача документов в налоговую заметно снижает уровень расходов, связанных с процессом сдачи отчетов, позволяет отказаться от найма сотрудников, чей труд оплачивается за счет налогоплательщиков и т. д.

На сегодня в большинстве государств мира электронная отчетность стала обязательным делом. Что касается Украины, создание законодательной базы, регулирующей обмен документами в электронном виде, у нас началось в 2002 году с утверждения ГОСТа криптографических алгоритмов №4145-2002, действующего по сей день. Вслед за этим были приняты Законы Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» и «Об электронной цифровой подписи», которые с тех пор регулярно изменяются и дополняются. И работа в этом направлении продолжается.

Эксперты сообщают, что в последние годы в Украине проводятся крупные проекты по переводу в электронный вид важных реестров и архивов, создается единая система, объединяющая 40 работающих в Украине государственных реестров. На электронный документооборот уже перешли многие государственные структуры и ведомства.

Благотворное влияние электронного документооборота на отечественный бизнес и существующие в нем процессы очевидно. Предпринимателей избавили от подачи одних и тех же документов в разные органы, позволили сэкономить на почтовых, транспортных, канцелярских расходах и главное — времени. Кроме того, внедрение системы обмена документами в электронном виде упрощает работу чиновников и позволяет значительно сократить их штат.

Все больше передовых компаний осознает значение и важность электронного документооборота и подключаются к нему. На сегодня это — более 500 тысяч организаций по всей стране. И, согласно прогнозам большинства экспертов, будущее делопроизводства стоит именно за системами электронного документооборота, которые смогут практически к нулю свести потребность в бумажном обращении.